工程管理系統

經過多番努力,一直只聞樓梯響的工程管理系統終於正式誔生了!雖然我們並無龐大的開發資金、公司没有獨立專業的IT部門,系統亦不是甚麼超高科技製作,但我們的管理系統能以一些簡單功能,令整個裝修流程更加透明、協助客人梳理好大量零碎任務,以及清晰記錄工程中的重要里程碑。事不宜遲,現在就等我為各位逐一介紹。

首頁

客人正式簽訂委託書後便會得到一個專屬的個人帳號。登陸後,客人可以清楚看到各項工序的預期完工日子和實際進度,而頁面左手邊顯示出客人需在建議完成時間內需處理的任務,例如: 揀選牆身磚、確定傢俬圖、選購潔具,購買燈具等等。客人可根據清單把任務有條理地逐一完成,令工程進行得更流暢順利。當然我們的全方位助理亦會在適當的時候提醒客人。

里程碑

三大保證中的工期保證列明:當設計確定後工程團隊便能預計出交場日子。其實這個日子並不是憑空想像出來,而是經過精心策劃而計算出的,故此我們才有信心在合約中白紙黑字提供保證。

我們在里程碑中把工程時間圖表化,客人可清楚知道不同工序的先後次序和預期進行時間。里程碑不單能增加工程透明度,工程期間,各方亦能客觀地了解工程的實際進度。

待辦事項

系統有條理地列出各方(包括工程團隊、設計團隊,客人等)待辦、待批淮、進行中和已完成的任務,減少因遺漏或誤會而引起的失誤。

購物清單

想像一下,裝修過程中客人需要選購的物品多如繁星,例如不同範圍的磚料、各式各樣的電器、潔具、廚具,小五金用具等,而每項物品都有多至數十種選擇。如果没有一個清𥇦紀錄,客人作出購買決定後很容易會記錯或遺忘,又或者因溝通問題出現誤會。可惜的是,有部份錯誤可能會引起很嚴重的連鎖問題。舉例說: 如團隊誤會了客人所選購的嵌入式焗爐型號,有機會影響到廚櫃的設計和佈局。更嚴重的是,如廚具裝嵌後才發現問題,便要重造很多工序,大大提高時間和金錢成本。

有見及此,我們在系統中把客人已選購的物品圖文並茂地記錄低,如有任何更改亦可立即在系統中更新,各方可以隨時隨地查閱和確認,減低出錯機會。

現場相片

我們明白工程期間客人都十分好奇現場的施工進度,顧此不時到訪地盤視察。為方便客人,施工團隊會把現場相片按日子上載到系統中讓他們隨時隨地翻閱。此功能不但能好好記錄不同階段的現場環境,亦能為客人節省經常地訪地盤的時間和減低到訪地盤時引起意外的風險。如客人從相片中發現任何問題亦能即時向我們的全方位助理查詢。

工程預算

系統會盡可能記錄所有已知的洗費,包括工程費用和之後的購物成本等,好讓客人定時檢視工程的總開支,避免到後期才發現嚴重超支問題。

後記

老實說,受到預算和技術的限制,整個系統無論在設計和功能上都頗為「簡約」,而且當中還有不少Bug有待解決,但由構思開始我們公司上下已對這個系統充滿期待,原因是它不但能大大提昇客人的服務體驗,令他們在工程期間更安心自在;系統中的不同功能亦協助我們更有系統地管理和記錄工程,令其更加順利流暢。

縱使因製作和將來管理系統而帶來額外成本,我們依然認為這是物超所值得,因為它的出現令鋒主義的服務更體現出我們的創辦理念和使命。

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